Loading...
Share this Job

Departman Asistanı

Date: Jan 6, 2021

Location: Istanbul, TR, 34010

Company: Teva Pharmaceuticals

Company Info

Teva is a global pharmaceutical leader and the world's largest generic medicines producer, committed to improving health and increasing access to quality health solutions worldwide. Our employees are at the core of our success, with colleagues in over 80 countries delivering the world's largest medicine cabinet to 200 million people every day. We offer a uniquely diverse portfolio of products and solutions for patients and we've built a promising pipeline centered around our core therapeutic areas.  We are continually developing patient-centric solutions and significantly growing both our generic and specialty medicines business through investment in research and development, marketing, business development and innovation. This is how we improve health and enable people to live better, healthier lives. Join us on our journey of growth!

İş Tanımı ve Sorumluluklar

  • MS İş Birimi Departmanı’nda günlük / haftalık / aylık iş akış planına göre gereken tüm organizasyon, aktivite, iç iletişim takibi ve lojistik desteğin verilmesi.
  • Şirket İSG Kurallarına, talimatlara ve politikasına uygun hareket etmek.
  • Teva Davranış Kuralları gereklilikleri, Uyum Politika ve Prosedürleri hakkında yüksek düzeyde bilgi ve farkındalık sağlamalıdır.
  • Kalite Yönetim sisteminin gerektirdiği prosesleri ve uygulamaları dokümanlara göre sürdürmek.
  • Yöneticisinin günlük iş yaşantısını kolaylaştırıcı aktiviteleri gerçekleştirmek.
  • Seyahat destek; uçuş & konaklama rezervasyonları yapılması, takibi, seyahat sonrası proseslerin kontrolü ve gerekli durumlarda vize başvuru desteği sağlanması.
  • Departman adına yapılan işlemler için satın alma açılması ve takibi.
  • Uyum kuralları kapsamına giren ilgili taleplerin HIP sistemine giriş ve takiplerinin yapılması.
  • Toplantı organizasyonlarının talep edilen şekilde düzenlenmesi, ilgili dokümanların ve materyallerin temin edilmesi ve toplantı tutanaklarının tamamlanması.
  • Yurtiçi ve/veya yurtdışı misafirleri için lojistik desteğin sağlanması, ağırlanması ve yönlendirilmesi.
  • Kongre; malzeme dağılımı & nakil organize edilmesi, toplu şehirci & şehir dışı toplantılarında etkin şekilde iletişim ve koordinasyonun sağlanması, değer aktarım formlarının prosese uygun olarak kayıt altına alınması ve işlenmesi.
  • Medikal Birimi ile ortak yürüyen süreçlerde gerekli takibin yapılması ve Bakanlık bağlantılı evrakların uygun şekilde hazırlanması, klasörlenmesi/arşivlenmesi ve geri bildirimlerin yapılması.

İş Tanımı ve Sorumluluklar

  • Departmana ait kargoların prosese uygun şekilde hazırlanması ve belirlenen sürelerde Ana Resepsiyona teslimi.
  • Departman kırtasiye eksiklerinin dönemsel olarak tespiti ve siparişinin verilmesi, kartvizit taleplerinin oluşturulması.
  • Şirket içi evrak sirkülasyonunun takibini yapmak ve gerekli imzaların tamamlanmasını koordine etmek.
  • Şirkete özel oluşturulmuş yazılımları kullanmak, güncellemek ve gerekli yönlendirmeleri sağlamak.
  • Departman süreçlerine istinaden gerektiğinde SOP yazılması ve/veya destek olunması.
  • Online toplantılar, kongreler vb dijital uygulamaların eksiksiz bir şekilde hayata geçmesi için ön hazırlıkların yapılması, kontrol ve lojistik desteğin verilmesi.
  • Toplantı organizasyonlarında, kongrelerde gerekli olan evraklarla ilgili güncellemeleri saha ekibi ile paylaşması.
  • Lansman toplantılarına, stratejik projelerin önemli toplantılarına katılarak İş Birimi gerekliliklerine yönelik anlayış ve bilgiye sahip olması.
  • MS birimi yanı sıra şirket asistanlarının üyesi olduğu İdari Destek Departmanı kapsamında bireysel gelişime destek olacak proje ve çalışmalarda yer almak.

Yetkinlikler

  • Üniversite Mezunu,
  • Minimum 2 yıl tecrübeli,
  • İleri seviyede İngilizce bilgisine sahip,
  • MS Ofis programlarına hakim,
  • Etkin iletişim, planlama ve organizasyon becerisi,
  • Etik ilkelere bağlılık,
  • Müşteri ve sonuç odaklılık,
  • Takım çalışması becerisine sahip,
  • Değişime uyum sağlayabilen,

Function

Administration

Sub Function

Administrative Services

Reports To

In process of validation

Already Working @TEVA?

If you are a current Teva employee, please apply using the internal career site available on "Employee Central". By doing so, your application will be treated with priority. You will also be able to see opportunities that are open exclusively to Teva employees. Use the following link to search and apply: Internal Career Site

The internal career site is available from your home network as well. If you have trouble accessing your EC account, please contact your local HR/IT partner.

Teva’s Equal Employment Opportunity Commitment

Teva Pharmaceuticals is committed to equal opportunity in employment. It is Teva's global policy that equal employment opportunity be provided without regard to age, race, creed, color, religion, sex, disability, pregnancy, medical condition, sexual orientation, gender identity or expression, ancestry, veteran status, national or ethnic origin or any other legally recognized status entitled to protection under applicable laws.