Facility Coordinator (m/w/d/) 100%

Über Mepha und Teva in der Schweiz

Mepha Pharma AG und Teva Pharma AG gehören zusammen zu den führenden Pharmaunternehmen in der Schweiz. Mepha ist seit 2011 Teil des international tätigen Teva Konzerns, einem der weltweit führenden Anbieter von Generika. Mepha und Teva haben ihren Sitz in Basel und beschäftigen derzeit insgesamt 174 Mitarbeitende. Das Mepha- und Teva-Portfolio umfasst über 320 Produkte, die vorwiegend in der medizinischen Grundversorgung zur Behandlung eines breiten Spektrums an Erkrankungen eingesetzt werden. Das Sortiment setzt sich zusammen aus rund 270 Generika, rezeptfreien Arzneimitteln, Nahrungsergänzungsmitteln, Medizinprodukten sowie Biosimilars, Biologicals und weiteren Originalmedikamenten. Mit Letzteren werden Krankheiten des zentralen Nervensystems, der Atemwege und Krebs behandelt. Mepha und Teva vertreiben ihre Produkte über Apotheken, selbstdispensierende Ärztinnen und Ärzte, Grossisten und Spitäler. Mit rund 23 Millionen* Verpackungen haben Mepha und Teva im Jahr 2023 in der Schweiz am meisten Medikamente abgesetzt.

Teva/Mepha Schweiz sucht per sofort oder nach Vereinbarung ein Facility Coordinator (m/w/d/) 100%

Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung einen Facility Coordinator (m/w/d/) 100% als Ergänzung zu unserem Team. Sind Sie eine Persönlichkeit, die sich für neue Herausforderungen begeistert und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitet? Zielorientiert, analytisch, strategisch und kreativ denkend? Auf Ihre vollständige Bewerbung (inkl. Motivationsschreiben) freuen wir uns!

Der Facility Coordinator ist für einen reibungslosen Ablauf der Buro-und Gebaudeorganisation am Standort Kirschgarten Basel verantwortlich. Er ist die zentrale Anlaufstelle fur Mitarbeitende und agiert als Schnittstelle für Hausdienst, Reinigungsdiensts und Lieferanten.

Wie wird Ihr/ Sie Arbeitstag aussehen?

Lokales Vertragsmanagement

• Unterstützung bei der Beschaffung von GFM-Lieferanten/Dienstleistungen
• Sicherstellung der Vertragserfüllung und Einhaltung der Standards

Stakeholder-Management

• Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder bezüglich GFM-Themen

Finanzielle Leistung

• Unterstützung bei Finanzprozessen für korrekte und zeitgerechte Ausführung
• Kostensenkung und Verbesserung von Betriebsstandards

Standortbetrieb

Büroverwaltung:

• Überwachung der Büroabläufe
• Sauberkeit und Organisation des Büros
• Verwaltung Besprechungen
• Post- und Kurierverwaltung
• Einkauf und Lagerung von Büromaterial
• Raumplanung und Arbeitsplatzoptimierung
• Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Einarbeitung

Hausdienst/Gebäuderundgang

• Tägliche Kontrollen und Bereitstellen von Materialien
• Wartung von Wasserspendern, Servicepoints, Druckerstationen und Cafeterien
• Bereitstellung von Einrichtungen für Großsitzungen (z. B. Plenarsaal)
• Verwaltung des Büromaterial- und Möbellagers

Postdienst

• Abholung externer Post von der Poststelle und interne Verteilung
• Frankieren und Übergabe ausgehender Post an die Poststelle

Technische Instandhaltung

• Annahme von Reparaturmeldungen, Defekten und Reklamationen sowie Einleiten von Maßnahmen
• Weiterleitung von Reparaturmeldungen an Handwerker und Überwachung der Ausführung
• Überprüfung von Reklamationen und Ergreifen entsprechender Maßnahmen
• Durchführung von kleineren Reparaturen (z. B. Büroeinrichtungen, Türen, Wände)
• Koordination und Initialisierung von Wartungsarbeiten, Kontrollen und Services (Wasserspender, Kaffeemaschinen)
• Funktionstests in Sitzungszimmern (Beleuchtung) und Initiierung notwendiger Reparaturen
• Durchführung von Reinigungskontrollen, Dokumentation und Mangelbehebung
• Informationen an Gebäudenutzer über Arbeiten oder Einschränkungen

Reinigung und Konferenzraum-Services

• Kontrolle der Sauberkeit von Räumen
• Überwachung der Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit von Konferenzequipment (z. B. Stifte, Flipcharts)
• Bestuhlung, Vorbereitung und Rückbau von Konferenzräumen

Kaffee- und Getränkeversorgung sicherstellen:

• Bereitstellen und Kontrolle von Verbrauchsmaterialien 
• Grundreinigung und tägliche Pflege der Kaffeemaschinen

Entsorgung

• Bereitstellung von Abfall- und Papiercontainern für die städtische Abfuhr
• Entsorgung nach Bedarf 

Lieferanten- und Schnittstellenmanagement

• Ansprechpartner vor Ort für Lieferanten, Hauswart und Vermieter
• Schnittstelle für Mepha/Teva sowie externe Servicepartner
• Absetzen von Bestellungen gemäß definierten Bestellprozessen
• Lieferantenmanagement für alle enthaltenen Services

Instandhaltung der Infrastruktur

• Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der Räumlichkeiten
• Abstimmung mit Vermieter/Technikern bei Bedarf

Gesundheit und Sicherheit

• Funktionierende Sicherheitsverfahren am Standort gewährleisten

Physische und betriebliche Sicherheit

• Lokaler Sicherheitstreuhänder in Abstimmung mit Facility Manager Schweiz

Meeting- & Eventmanagement

• Organisation von Firmenveranstaltungen, Meetings und Teambuilding
• Koordination der Logistik für Büroevents

GFM-Projektmanagement

• Unterstützung nach Bedarf, z. B. bei CAFM-Themen

Ihr Profil

Erfahrung: Nachweisbare Erfahrung als Office Manager oder in einer vergleichbaren Verwaltungsrolle.
Organisationsfähigkeit: Gut organisiert, proaktiv und multitaskingfähig.
Zeitmanagement: Hervorragende Fähigkeiten im Zeitmanagement.
Arbeitsweise: Selbstständig, selbstmotiviert und pragmatisch.
Details & Problemlösung: Hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten.
Auftreten: Freundlich und zugänglich.
Technische Kompetenzen: Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite.
Kommunikation: Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.

Unser Angebot

• Interessante, vielseitige und spannende Funktion in einem dynamischen Team innerhalb einer wachsenden Organisation und einem internationalen Umfeld.
• Vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen und sich rasch entwickelnden Umfeld
• Sie gewinnen Einblicke in diverse Businessprozesse

Funktion

Berichtet an

Facility Manager

Kontakt

Maria Herzog
Human Resources

Arbeiten Sie bereits @TEVA?

Wenn Sie ein aktueller Teva-Mitarbeiter sind, können Sie sich über die interne Karriereseite unter "Employee Central" registrieren. Auf diese Weise wird Ihre Bewerbung vorrangig behandelt. Sie können auch Möglichkeiten sehen, die ausschließlich Teva-Mitarbeitern zugänglich sind. Verwenden Sie den folgenden Link, um zu suchen und sich zu bewerben: Interne Karriereseite

*Die interne Karriereseite ist auch über Ihr Heimnetzwerk verfügbar. Wenn Sie Probleme bei der Eröffnung Ihres EC-Kontos haben, wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen HR / IT-Partner.

Equal Employment Opportunity – Verpflichtung

Teva fördert die berufliche Chancengleichheit. Gleichheit bedeutet für uns, alle Mitarbeitende unabhängig von Alter, Geschlecht, Hautfarbe, ethnischem oder nationalem Hintergrund, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Religion oder Glauben, körperlichen Fähigkeiten oder besonderen Bedürfnissen und/oder chronischen Krankheiten, Erbanlagen oder anderen, landesspezifisch relevanten geschützten Merkmalen gleich zu behandeln.